Adjoint·e de Gestion Administrative - Grand Besancon Metropole H/F - 25

COMMUNAUTE URBAINE GRAND BESANCON METROPOLE

67 communes
Bassin économique de 250 000 habitants

La Communauté Urbaine Grand Besançon Métropole recrute pour le service Ressources -Accueil Secrétariat de la Direction Gestion du Personnel mutualisée pour Grand Besançon Métropole, Ville de Besançon et le CCAS :

UN.E ADJOINT.E DE GESTION ADMINISTRATIVE

Missions :

Accueillir les agents des 3 collectivités (50% minimum du temps de travail) :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique

- Répondre aux demandes formulées sur la boîte mail de la direction

- Apporter les réponses de 1er niveau

- Etablir des attestations et des duplicatas de documents administratifs à la demande des agents

- Orienter les demandeurs auprès du bon interlocuteur

- Programmer des rendez-vous avec le gestionnaire concerné pour des demandes spécifiques,

Gérer le courrier entrant et sortant de la direction
Assurer l'exécution financière de la direction
Gérer les frais de mission de service des 3 collectivités
Assurer le secrétariat des arrêtés
Assister le référent RH, notamment en matière de saisie des absences et éléments variables de paie de la direction
Assurer la gestion administrative liée aux organisations syndicales
Réaliser des tâches ponctuelles ou annuelles :
- Recenser et commander les fournitures utiles au fonctionnement de la DGP

- Effectuer le secrétariat des médailles

- Rédiger et diffuser les informations relatives aux décès d'agents ou de parents d'agents, en interne et en externe

- Créer les formulaires d'intervention liés aux pannes informatiques, au copieur commun, au bâtiment...

Assurer des missions de secrétariat et d'exécution financière liées aux allocations de retour à l'emploi en lien avec le prestataire
Apporter un appui administratif aux autres services de la direction en fonction de l'intensité de l'activité, notamment en matière de discipline et de contentieux