Un·e Chargé·e de Gestion Administrative - Grand Besancon Metropole H/F - 25

Grand Besançon Métropole, La Ville de Besançon, et le Centre Communal d'Action Sociale recrutent

COMMUNAUTE URBAINE GRAND BESANCON METROPOLE
67 communes
Bassin économique de 250 000 habitants

La Communauté Urbaine Grand Besançon Métropole recrute : Un.e chargé.e de gestion pour le Département Architecture et Batiments.

Sur ce poste , vous assurez la gestion des emplois du temps des Directeurs du Département Architecture et Bâtiments (DAB), l'organisation de réunions internes et la rédaction de leur compte-rendu, vous coordonnez les actions du DAB relatives à des sujets transversaux ; vous assurez notamment le suivi de la mise en oeuvre de l'Agenda d'Accessibilité Programmée (Ad'AP) , le suivi des actions dans le cadre du CHSCT et le secrétariat de la Commission municipale n°2 « Territoires, résilience, transition écologique ».

Missions :
- Organiser les rendez-vous des Directeurs du Département Architecture et Bâtiments, avec des élus ou partenaires extérieurs
- Planifier des réunions internes et externes, y assister et en rédiger le compte-rendu : réunion hebdomadaire de Département (format Directeurs et format chefs de service), réunion trimestrielle avec la Direction de la Maîtrise de l'Energie, réunion semestrielle avec la Direction Régionale des Affaires Culturelles,
- Assurer le suivi dans la mise en oeuvre de l'Agenda d'Accessibilité Programmé de la Ville de Besançon (Ad'Ap) en concertation avec la référente sécurité incendie et accessibilité, en particulier :
- engagement des programmes de travaux, points réguliers sur leur avancement, production de documents réglementaires à destination des différentes instances,
- suivi financier,
- suivi administratif et financier des dossiers de demande de subvention.
- Dans le cadre du CHSCT, assurer le suivi des travaux relatifs aux visites de l'Agent Chargé de la Fonction d'Inspection (ACFI), centralise les différentes visites du CHSCT sur le patrimoine bâti, prépare le support visuel des séances de « Commission Locaux » et y assiste, prépare au niveau du DAB les séances de CHSCT.
- Organiser en binôme avec le Département Urbanisme et Grand Projets Urbains la Commission Municipale n°2 «Territoires, résilience, transition écologique », compétente pour débattre et préparer les dossiers gérés par le DAB en vue de leur passage au Conseil Municipal. Y assiste et en dresser le compte-rendu.
- Tenir à jour la base de données sous format Excel servant de base aux agents du Département Architecture et Bâtiments pour effectuer du sourcing,
- Concevoir et alimenter les tableaux de bord du DAB,
- Actualiser l'organigramme du DAB,
- Actualiser l'état trimestriel de suivi administratif des factures en retard (en nombre et en volume financier).