Assistant de Direction H/F - 25

La DDT du Doubs comporte une direction et 5 services implantés sur un site principal (pôle Viotte) et six sites secondaires. Elle comprend environ 150 agents.
La direction pilote, sous l'autorité du préfet du Doubs, l'activité de la DDT et la mise en oeuvre des politiques publiques des 3 ministères dans ses différents domaines de compétence.

Le secrétariat de direction est un poste stratégique, particulièrement intéressant, qui permet d'embrasser l'ensemble des missions de la DDT, d'être en relation quotidienne avec les services, le secrétariat du préfet et d'être au plus près des prises de décision. Concrètement, le poste consiste en :
- organisation de réunions, prise de rendez-vous, tenue des agendas des 2 directeurs ;
- gestion des boites mail de la direction ;
- accueil physique et téléphonique au niveau de la direction ;
- gestion du courrier « arrivée » et « signature » de la direction ;
- mise en forme de documents ;
- tenue du classement (papier et informatique) des dossiers de la direction ;
- constitution et suivi des dossiers sur les points sensibles et des dossiers préfet ;
- suivi rapproché des affaires sensibles ou urgentes ;
- suivi des messages reçus dans le cadre de la saisine par voie électronique.

La personne titulaire du poste est aussi chargée d'animer le réseau des assistant(e)s de service pour s'assurer de la bonne prise en compte des instructions du préfet, de la direction, écouter les besoins des collègues et participer à la bonne marche du collectif de travail.

Profil recherché :
Savoirs :

- connaître les services et missions d'une DDT ;
- connaître les principaux interlocuteurs et partenaires ;
- maîtriser les outils informatiques et bureautiques standards ;
- savoir rédiger des courriers simples.

Savoirs-faire et savoirs être :
- savoir hiérarchiser l'importance de l'information ;
- faire preuve d'une grande discrétion et d'un grand respect des règles de confidentialité ;
- être réactif et dynamique ;
- accueillir, écouter et communiquer avec courtoisie et diplomatie ;
- faire preuve de disponibilité et de capacités d'initiatives.