Responsable du Pôle Scolarité Odontologie - Ufr Santé H/F - Université Marie et Louis Pasteur

Définition de la fonction

Le responsable de la scolarité de la filière assure, en lien avec la Directrice de la filière, la coordination de la scolarité des trois cycles d'études en odontologie. Il participe au pilotage administratif de la filière, assure le suivi des dossiers réglementaires, accompagne les projets transversaux de la filière et coordonne le fonctionnement du secrétariat de scolarité.

Champ des relations

En interne: apprenants, usagers, enseignants et responsables pédagogiques, services administratifs (scolarité centrale, examens, stages, etc.)
En externe: candidats, organismes d'accueil de stages, partenaires

Activité 1 : Appui à la Direction de la formation en Odontologie

- Préparer les Conseils de perfectionnement.

- Préparer les commissions pédagogiques.

- Participer à la préparation et au suivi des dossiers d'accréditation de la filière.

- Assurer une veille réglementaire.

- Participer à la rédaction des procédures.

- Participer à l'amélioration continue des organisations administratives.

- Élaborer les indicateurs de suivi.

- Participer à la démarche qualité.

- Suivre les plans d'actions, les projets institutionnels, les conventions de partenariat

Activité 2 : Encadrement et appui à l'adjoint en gestion de la formation et de la scolarité d'Odontologie

• Assurer le bon fonctionnement et la coordination du pôle scolarité (coordination des missions, calendriers des opérations, continuité de service)
• Soutenir le N-1 en période de surcroît de travail
• Rendre compte à sa hiérarchie des problématiques du pôle
• Participer à l'organisation administrative des ECOS, CSCT.
• Organiser les enquêtes étudiantes.
• Veille juridique et règlementaire de la formation
• Réaliser les entretiens professionnels et de formation de son N-1
• Mettre à jour les M3C (Modalité de contrôle des compétences et des connaissances) des 3 cycles d'Odontologie

Compétences opérationnelles

• Avoir un bon relationnel et savoir s'adapter à différents publics; savoir les accueillir et les orienter
• Appliquer des procédures administratives
• Saisir et contrôler des données
• Faire preuve d'organisation et savoir prioriser
• Savoir recueillir et transmettre des informations
• Savoir travailler en équipe
• Être en capacité de s'approprier rapidement de nouveaux logiciels spécifiques au domaine
• Connaissances Managériales

Connaissances

• Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Savoir utiliser les logiciels spécifiques à son poste
• Connaitre les outils de bureautique, les technologies d'information et de communication

Compétences

• Sens relationnel et diplomatie
• Être dynamique et réactif
• Rigueur / Fiabilité
• Sens de la confidentialité / discrétion professionnelle
• Capacités d'anticipation
  

• Sens du relationnel
• Amélioration continue
• Veille juridique
• Rédaction de procédures
• Entretien professionnel
• Contrôle qualité
• Réactivité